Devis et factures automatisés pour traiteurs

Ce qui vous prend du temps aujourd’hui

• Les demandes arrivent par email, par téléphone et par le formulaire du site, souvent le soir ou le week-end, et se perdent entre deux services.
• Chaque devis se recalcule à la main : nombre de couverts, formules, boissons, location de matériel, personnel de service, livraison.
• Les clients prennent du temps pour se décider et il faut penser à les relancer, sans paraître insistant.
• Un événement réservé implique souvent un acompte, puis un solde après la prestation, avec parfois un ajustement du nombre de couverts.

Ce que D’aplomb prend en charge

1. La demande arriveDate, nombre d’invités, type d’événement : chaque demande crée automatiquement sa fiche client, quel que soit le canal.
2. Vous dictez le devisEntre deux préparations, vous dictez le devis par message vocal. Votre grille de prix et vos formules préparent le brouillon ; vous ajustez et validez.
3. Le devis part et se relanceAprès votre accord, le devis est envoyé par email. Sans réponse, des relances partent à J+3, J+5, J+10 et J+30, et chacune est notée.
4. Acompte puis soldeDès que le client accepte, la facture d’acompte prend le relais ; le solde suit après l’événement. Un changement de dernière minute se corrige par note de crédit.
5. Tout est classéDevis et factures sont renommés au nom du client et à la date, puis rangés dans votre propre espace de stockage.

Rien ne part sans votre accord : vous validez chaque devis et chaque échange, seules les relances partent automatiquement, selon le calendrier convenu avec vous. Le système fonctionne avec Gmail ou Outlook, Google Drive ou OneDrive, et se pilote depuis Telegram ou WhatsApp.

Un exemple concret

Une entreprise demande un buffet pour 80 personnes un jeudi midi. La demande arrive par le formulaire du site : la fiche client est créée. Le soir, vous dictez le devis en deux minutes depuis votre téléphone. Le lendemain, vous relisez le brouillon et le validez ; il part par email. Sans réponse, une relance part trois jours plus tard. Le client accepte : la facture d’acompte est prête, puis la facture de solde après la réception.

Les options utiles pour votre métier

• Prise de rendez-vous — pour les dégustations et les visites de salle
• Planning des missions et des équipes — pour envoyer à chaque serveur son programme de l’événement
• Commandes fournisseurs et stock — pour transformer le devis accepté en bon de commande
• Demande d’avis Google — après chaque événement réussi

Voir les 13 options